我们是加盟连锁的企业，商务局现在在查备案，说不备案就要罚款。想问一下商业特许经营企业如何备案？
特许经营本质上是一种合同行为，是当事人从事特许经营活动的民事权利。政府不宜对其实施行政审批管制，但为维护市场秩序，保护当事人合法权益，对其经营活动进行监督管理是必要的。鉴于此，《条例》确立了特许人备案制度，要求从事商业特许经营的特许人依法备案。
要求特许人备案主要有三个作用:一是便于商务主管部门及时了解和掌握特许人的相关信息，有针对性地对特许经营活动进行规范和监管；二是有助于潜在投资者了解特许人的基本情况，做出适当的投资决策，防止欺诈和虚假宣传；第三，有利于形成对特许人的社会监督。
商业特许经营企业在备案时应注意以下几个方面:
1，备案登记的主体范围
《条例》第三条第二款规定，企业以外的任何单位和个人不得作为特许人从事特许经营活动。从这一规定可以看出，只有企业才能成为特许经营的主体。根据我国企业登记管理的规定，确认企业身份的唯一有效证明是工商行政管理部门核发的营业执照。因此，核实企业营业执照的真实性成为备案管理的第一位。
2.备案登记的企业应符合“一年两店”的规定。
《条例》第七条第二款规定:“特许人从事特许经营活动的直营店应当不少于两家，经营时间应当超过1年”。也就是所谓的“一年两店”的要求，主要目的是防止一些企业利用特许经营进行欺诈。同时，直营店具有一定的示范作用，便于其他经营者从直营店的经营中直观地了解特许人的品牌、经营模式和经营情况。
首先，顾名思义，“直营店”应该是指加盟商拥有的店铺。其中，“所有权”不仅应包括独资所有权，还应包括控股所有权。此外，考虑到现代经济生活中企业间的精细分工，即使是同一集团内的不同企业，也可能有不同的分工——有的企业可能只从事加盟商的业务，有的企业则负责经营门店。因此，如果特许人的关联企业能够达到“两店一年”的要求，我们认为应视为特许人本身达到了“两店一年”的要求。《条例》和《商业特许经营备案管理办法》均未对“关联企业”的含义进行界定，但《商业特许经营信息披露管理办法》第三条做出了相关规定:“本办法所称关联企业是指特许人的母公司、特许人直接或间接拥有全部或大部分股份的子公司以及与特许人直接或间接拥有全部或大部分股份的公司”。我们认为，可以运用这一定义来判断特许人是否符合“两店一年”的要求，也就是说，如果与特许人有直接或间接控股关系的企业符合“两店一年”的要求，则应认定特许人符合要求。
其次，还需要注意的是，直营店的业务应该是与特许经营业务在同一品牌下经营的同一业务。比如，如果特许人的直营店从事快餐服务，但其特许经营业务是干洗，显然，此时特许人的直营店并不能证明特许人在特许经营业务领域(即快餐服务)已经建立了成熟的运营模式，这就不符合“一年两店”的立法意图。因此，直营店经营的业务必须与加盟业务相同，才能满足“一年两店”的要求。
第三，直营店的品牌也必须和加盟店的品牌相同。假设特许人在A品牌下从事快餐业务，并拥有多家在A品牌下经营的快餐店，但特许人从未从事过B品牌下的快餐业务，那么，由于证明具体品牌的经营模式和市场前景需要时间，如果特许人有意在B品牌下从事快餐特许经营业务， 加盟商在品牌A下成功经营快餐业务是不够的，因为加盟商可以在品牌A下成功经营快餐业务，并不意味着他们也可以在品牌B下建立成熟的经营模式 ..所以，从满足“一年两店”的要求来看，直营店应该和加盟业务在同一个品牌下经营。
四是设区的市级商务主管部门出具的符合《条例》第七条第二款规定的证明文件；直营店位于境外的，特许人应提供该直营店的营业证明(含中文译本)，并经当地公证处公证和中国驻当地使领馆认证。除2007年5月1日前已经从事特许经营活动的特许人外，应当提交特许人与被特许人在中国境内订立的第一份特许经营合同。
此外，《条例》第七条第二款规定的经营1年以上，不仅指企业成立并经营1年以上，还包括其拥有的直营店经营1年以上。
3.获取登录号
登录号是特许人通过网络申请备案的唯一身份证明。特许人获得商务部备案系统网站的登录号后，可以输入登录号和密码，然后进行备案页面的备案，上传和修改文件。
通过放入和获取登录号，保证了特许人在自己的空间内可以接受社会公众的监督和备案机关的管理，不确定的安全因素降到最低。
获得登录号只是申请备案前的一个身份审查过程，就像企业在注册前应当到工商行政管理部门领取登记表一样，属于备案前的准备工作之一，不属于《条例》第九条规定的截止日期开始之日。正式申请的备案时间自特许人获得登录号后通过网络提交全部文件资料之日起计算。
根据《民法通则》第四十三条、第六十三条的规定，备案管理机关在备案系统中规定了三种身份确认方式。一是特许人法定代表人直接办理；二是特许人委托自然人办理；第三，特许人委托协会、法律机构等中介组织办理。根据不同方式，为保证代理人的身份，根据司法实践中的经验和有关法律规定，提出了需要以不同方式出示的文件:
一、特许人法定代表人直接办理的，必须携带:企业法人营业执照原件、法定代表人身份证明原件、特许人姓名、联系人、联系人职务、电话、传真、地址、邮政编码、电子邮箱。
无法提交营业执照原件的，应持有当地工商(省级以上商务主管部门、连锁协会)加盖公章的证明文件原件或其他有效证明文件(如营业执照复印件与原件一致的公证书)；
二、特许人授权其他自然人的，应先检查授权是否经过法定授权程序(包括但不限于公证)以确认授权委托书的真实性，然后要求受托人携带:特许人营业执照原件、特许人委托的授权委托书原件、法定代表人身份证明原件、受托人身份证明原件、特许人姓名、联系人、联系人职务、电话、传真号码等。
无法提交营业执照原件的，应持有当地工商(省级以上商务主管部门、连锁协会)加盖公章的证明文件原件或其他有效证明文件(如营业执照复印件与原件一致的公证书)；
第三，特许人授权其他中介机构办理的，应先审查授权是否经过合法的授权程序(包括但不限于公证)，以确认授权委托书的真实性。然后要求中介机构代理人携带:特许人营业执照复印件、特许人对中介机构的授权委托书原件、中介机构核实的企业法人营业执照原件及其法定代表人身份证明、复印件相同的证明文件原件、中介机构资质证书原件及其负责人身份证明原件、 特许人的名称、联系人以及联系人的职务、电话、传真、地址、邮政编码和电子邮件地址。
4.业务资源报告
特许经营是指拥有注册商标、企业标识、专利、专有技术等经营资源的企业以合同的形式将其经营资源许可给其他经营者，被特许人根据合同在统一的经营模式下开展业务，并向特许人支付特许经营费的经营活动。因此，企业在备案登记时应填写相关业务资源。
一是注册商标、专利、著作权等的受理通知书。不能单独认定为特许经营资源，而应与符合立法要求的其他资源一起填写，并填写为已受理的注册商标、专利、著作权。也就是说，只有接受注册商标、专利、版权等通知的特许经营企业。不符合备案条件，无法通过备案。
第二，对于提交的经著作权机关登记的著作权，如果是企业标识著作权登记，授权内容应为“企业标识”；如果是非企业标识版权(商业手册)，在填写授权内容时应选择“其他”。
第三，在实践中，很多特许经营企业的业务资源是由其他自然人、企业和其他组织授权或转让的。许可的，必须填写权利人授权或者国家主管机关备案的文件，授权或者备案应当表明被特许企业有权委托第三方。对于其他自然人、企业和其他具有涉外权利的组织，授权委托书应当经当地公证机关公证，并经我国驻当地使领馆认证。如果涉及权利转让，必须填写国家机关出具的转让批准证书。
第四，特许经营企业的业务资源权利证书或其他证明文件中注明的权利范围应与特许人的实际业务一致。比如明显不符合被特许人经营的餐饮，但被许可人注册商标的保护类别是服装。
另外，特许经营企业的经营资源权利证书在其他国家或者地区注册或者颁发的，按照与该国签订的双边协议或者* * *加入的国际公约的有关规定执行。
5.提交PDF文件
根据《办法》第五条第二款，(四)备案文件中的企业法人营业执照复印件或者其他主体资格证明复印件；(五)与特许经营活动相关的商标权、专利权等经营资源的注册证书复印件；(六)符合《条例》第七条第二款规定的设区的市级商务主管部门出具的证明文件；直营店位于境外的，特许人应提供直营店的营业证明(含中文译本)，经当地公证处公证，并经我国驻当地使领馆认证；(2007年5月1日前已经从事特许经营活动的特许人，不适用前款规定，但应当提交特许人与被特许人在中国境内订立的第一份特许经营合同。(七)特许经营合同样本；(8)特许经营手册目录(应注明手册的各章页数和总页数，如在特许经营系统内部网络上提供，应提供预计印刷页数)；(九)国家法律法规规定须经批准方可特许经营的产品和服务，应提交有关主管部门的批准文件；(10)对于法定代表人签字盖章的特许人承诺书等7项，备案系统要求特许人在备案时提交的电子文件格式统一定义为“可移植文件格式”(即PDF文件)，系统不接受其他文件格式。所以这就需要特许人把提交的文件通过扫描或者拍照的方式输入电脑，做成PDF文件。
6.网上申报和申报
特许人必须登录“商业特许经营信息管理系统”的企业登录页面:/，在左侧“企业登录”中输入备案机构出具的用户名、密码和验证码。密码区分大小写。首次登录后，系统会强制用户更改密码。系统会列出取号时输入的代理人信息供用户核对，并增加“联系人手机号码”这一项。点击保存后，系统将自动退出。
退出后，系统会直接跳转到登录页面，直接输入备案机关颁发的用户名和上述步骤中设置的新密码。系统左侧会立即提示特许人名称为备案申请人，即特许人企业名称，备案机关名称显示为商务部或省、自治区、直辖市商务主管部门。此时显示的备案企业备案状态一般为“未提交”(也有已备案和已备案两种状态)，备案号会为空，之后可以显示
用户可以看到填写的所有信息，点击另存为word保存申报表。核实后，他们也可以点击申报提交申请。同时，申报后，备案企业的备案状态将变更为已申报。之后，用户将不再能够自行修改申请材料的内容。
7.商务主管部门审核、公布、备案后管理
根据《办法》第十条的规定，备案机关应当在10日内对特许人按照《办法》第五条的规定提交的文件和资料进行备案，并在商务部网站进行公告。
上述规定的起始时间自备案机关收到特许人申请备案的网上申请材料之日起计算。特许人提交的材料不符合规定要求的，备案机关将要求申请备案的特许人在7日内补充相关材料。需要补充资料的，从申请备案的特许人提交资料之日起重新计算起始时间。
根据《办法》第十四条，公众可以通过商务部政府网站查询以下内容:(1)特许人的企业名称以及特许经营业务中使用的注册商标、企业标识、专利、专有技术等经营资源；(二)特许人的备案时间；(三)特许人法定营业场所的地址、联系方式及其法定代表人的姓名；(4)被特许人在中国的营业地址。(目前只能提供特许人名称、备案号、法定代表人姓名、备案时间，即使电话咨询，其他项目不提供。)
特许人完成备案后，由于各种原因，原备案材料在经营期间可能会发生变化。因此，《办法》第七条规定，备案材料变更后30日内，应当通过网上备案管理系统“备案管理”提交变更或者修改申请。备案机关根据特许人基本信息和企业向备案部门提交的变更申请内容，对变更申请予以批准或驳回，并通过系统发送给申请变更的特许人。
根据《办法》第十一条，已完成备案的特许人有下列行为之一的，备案机关可以撤销备案，并在商务部网站予以公告:(1)特许人因违法经营被登记主管机关吊销营业执照的；(二)备案机关收到司法机关因特许人违法经营而提出的撤销备案的司法建议；(三)特许人隐瞒相关信息或者提供虚假信息，经查证属实的；(4)特许人自行撤销。
备案管理机关有权直接取消已通过备案的企业的备案，通过特许人预留的电子邮箱通知备案特许人，并在已取消备案的企业名单中公布。
上述规定旨在建立完全公开透明的商业告知制度，确保为公众选择和了解特许人及其项目打开公开渠道。