商标大厅商标评审委员会柜台上负责退信、收信的是什么部门？

前几天受上海一家公司的委托，去商标局大厅帮我拿《争议答辩通知书》(驳回函)。中午1: 30开始工作的时候，我把授权委托书等相关文件交给了商标评审委员会柜台的书记员。店员做了记录，然后说明天来取。第二天要来回五个小时才能拿回文件，只给了争议答辩通知书的复印件，他们却留下了原件。店员说，只有从外地来拿证件，把即将返回的火车票或飞机票拿出来的人，才会找出当时退回的信件，北京本地人因为太忙，第二天都要去取。如果当时去找他们，他们也做不了别的。由于之前(商标局没动的时候)类似的文件都是其他公司收集的，所以当时可以找到文件原件，留一份复印件给商标评审委员会。请问商标大厅商标评审委员会柜台的退信是什么部门负责的(他们没有制服，态度一般，素质更一般)？你可以在收到回信的时候知道。为什么第二天又要跑？他们说一句话，办事的人跑断腿！

有个情况:有时候一封信还了很久，他们说要去档案室，让他们第二天来取，我能理解。但现在都是为了第二天。这种情况很伤人心！要求商标评审委员会规范这项工作，安排勤奋、合格的人员负责。

您好，感谢您对我委工作的评价，我委将规范这一具体事项。