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1.客户向货运代理公司预订了舱位。

2.客户发送的预订表格应显示以下信息，但不限于此:

1)托运人/发货人

2)运输公司/名称/航次或时间表

3)启运港

4)目的港/中转港

5)货物名称

6)机柜类型和数量

7)运费率

8)托运人的签名和盖章

3.客服人员收到订舱单后，一定要和销售核对运费是否正确，销售会在订舱单上签字确认，然后和相应的船公司订舱(特殊情况可以先和销售口头确认，销售回公司确认后再签字)。订舱位时，要把订单号写在各船公司的专用账户上。

4.订舱单发出后，客服人员应主动与船公司确认舱位，并尽快将船公司发回的订舱确认单发给客户。订舱确认书上的订舱号、船名和航次应清晰准确，以免混淆。

5.订房后，客服人员要及时将信息输入电脑。具体步骤如下:

1)新委托——输入发货人、货物名称、船公司、船名、航次、开航日期、装货港、目的港、集装箱数量。

2)工号，根据每个操作员创建业务号，例如“客服”以KF开头。

3)输入费用明细-主要是应收费用。

4)预订确认–输入预订号码。

输入电脑时要保证准确性，特别注意以下信息:船公司名称、船名、航次(均为v. XXX格式)、开航日期。

6.营业账户应认真完整地填写，并应注意以下几点:

1)发货人与订舱单上的发货人一致，电话、传真、联系人写清楚；

2)费用明细要认真填写，“应收”是指向客户收取的费用；“应付”指本公司支付的费用；支付运费需在“到付”栏内填写，各种费用应逐项列明；向客户收取的费用全部在内时，必须注明包含哪些费用；公司领导应在文件和电费豁免账目上签字；

3)如果运费需要由货代在目的港的代理收取，应在账户中注明使用哪家代理。销售在选择代理商前必须与运营部经理或公司领导确认，不允许使用公司公布名单之外的代理商(如特殊情况使用其他代理商，必须公司领导确认)；

4)客户如需提前会签、反签或借用提单，由销售在账户特殊事项栏注明申请，并由运营部经理或公司主管领导签字确认；

5)完整填写订舱号、订舱日期、船名、开航日期；

6)客服人员应在账户相应位置签名。

7.客服要按经营者设立登记台帐，在订舱当天内将客户的姓名、订舱号、船名、航次、目的港、集装箱体积、业务号登记在台帐中进行统计查询。

二、拖车、报关

1.只有在公司批准后，才能安排书面申请。

2.在安排拖车之前，您需要与工厂或销售部门联系，确认装柜的时间和地点。

3.安排拖车时，需要向拖车银行发出书面委托，注明装货时间、装货地点、约定价格、S/O编号、工厂联系人和联系电话等。，并登记在拖车登记账号进行预订确认，然后根据客户要求安排拖车和报关。应严格按照公司公布的拖车公司和报关行名单及相应价格进行安排。如果对个别重要客户有特殊要求，需要提交以下资料:客户名称、拖车线路、柜体数量、起止地点、费用。

4.应至少提前半天向拖车行提出委托，以便拖车行有时间订货和安排。

5.委托后，客服要拖车行提供司机姓名、手机号、柜号，并上报工厂。

6.客服要告知车商按照要求的时间到达装货地点，否则由此造成的损失由车商承担。

7.一般在深圳通关不需要司机的本子。集装箱转关的话，车商必须拿着驾驶本，可以委托车商办理通关手续。

8.在安排冷藏拖车时，应至少提前一天通知船公司提升集装箱的时间、是否需要预冷以及通风口的打开，以便船公司通知码头进行PTI检查和相应的安排。

9.如果客户要求用发电机代替冰柜，应安排带发电机的拖车公司来牵引冰柜。

10.在客户自行安排交付散货的情况下，可以委托各码头货运站办理卸货、装箱、退箱等事宜。盐田港可以委托盐铁服装，蛇口和赤湾可以委托赤湾仓储。

11.在给货运站的委托书中，必须注明空箱时间。可以提前和客户确认到货时间，以决定是提前通知仓库取空箱还是等到货到再取，避免空箱费用。

12.安排报关时，需要将退税单等重要报关单据登记在报关账户中，由报关银行签收。收到报关行退回的退税单后，应立即通知客户，经客户同意后将退税单等资料退还给客户，并做好交接记录。

第三，其他

1.如果货代安排拖车和报关，客服人员应在船公司的免堆期内安排拖车返回现场，避免产生额外费用。如有超堆费、换船费、逾期柜租等额外费用，要立即通知客户，请其书面确认并登记在账。

2.如果客户因为各种原因取消预订，需要进行书面确认，在确认所有产生的费用已经结清后，才可以从电脑中删除信息。

3.客服收到财务部打印的借条，与电脑数据核对后立即传真给客户。如果客户需要开具税务发票，客户必须发送书面传真，说明发票标题、金额和币种。？

4.客服人员应在通关前至少一天与客户确认柜台是否已做好。如果柜子已经做好了，在账号里登记箱号，账号马上就可以提交到档案组了。

5.对于货代安排的拖车报关，客服可以在与报关行确认放行后，将账提交给档组。

四。文档

1.在收到运输公司的装货清单后，文件组应与客户核对。如果已经装船，应立即督促客户补料。

2.文件团队需要检查运输公司的装货清单和费用清单。如有超堆费或集装箱租金逾期，但客服未确认，应立即通知客户，请其书面确认，并登记在账。

3.根据客户提供的补充资料，单证员在向船公司提供补充资料前，应与客户进行核对，以便在短时间内核对清楚提单，并根据客户要求签发HB/L或MB/L。

4.在准备提单时应注意以下几点:

1)提单的内容应完整准确，必要信息不得留空，包括:托运人、收货人、通知方、VSL名称/VOY、POL、POD、交货地点、唛头、货物描述和集装箱号/海豹突击队号.、交货通知等。

2)提单表面应干净，避免过度涂改，一份提单最多不超过三个更正章。一些重要的项目，如船名/航次、卸货港和集装箱号，是不能更改的。

3)要求客户在提单上提供收货人或通知方的电话号码、传真号码和联系人。

4)客户请求运输许可证。船舶证书的内容(如船级社和船龄要求)应与相关船公司核实和确认。

5)如客户要求提单反签，原则上短途航线提单反签不超过三天，长途航线不超过七天。收到客户保函后，应由运营部经理或公司主管领导签字。如有必要，可能会要求客户提供信用证进行验证，然后才能签发。

6)不允许预借外国提单。

5.当使用货代公司的目的港代理收取运费或放行货物时，您应注意:

1)发货代理HB/L交给客户。HB/L上标注了真实的收货人和发货人，可以注明收取的运费金额。交货代理是货运代理。

2)OB/L上的发货人是货代公司，收货人，n .方是货代公司目的港的代理，其他信息同HB/L，发送OB/L给货代公司作为代理。

3)提前明确货代与客户、船公司之间的运费支付条款(预付或已付)。

4)进行费用结算，列出货物的相关信息和代理收取的费用，支付给船公司的费用，代理费和返还给货代的费用。

5)制作发货通知，告知代理人是否凭正本HB/L或HB/L电传放行单发货，然后在离船后尽快连同OB/L副本、HB/L副本、OB/L电传放行单、费用结算一起发给代理人。

6)如果代理人必须向货运代理人退还代理费，应在账目中注明并输入电脑。

6.在准备美国提单时，你应该注意:

1)HB/L和OB/L的编制请参考第5项。

2)货运代理和船公司的销售合同号应在提单上注明，但销售合同号不应显示在提单上

3)核对货物的名称、价格、转运港，必须与合同规定一致。

7.与客户核对后将正本提单和提单交接单提交给财务部，以便财务部在收到运费后向客户放行提单。单证和货物放行的具体办法按照货代公司的相关规定执行。

8.在账户中填写提单号和日期，将货物在香港期间发生的费用，如单证费、放电费、拖车费、报关费、超堆费、换船费、换单费等输入电脑，核对无误后通知财务部。

9.将账户、提货单、代理费用结算(如有)复印后交财务部签收。

10.费用通知财务部后不能更改。特殊情况下，可填写费用变动表，注明费用变动的项目、金额和原因，由运营部经理签字后提交财务部。然而，应注意以下几点:

1)海运费变更需公司领导批准；

2)杂项费用，如换船费、超堆费等，应在通知财务部前录入清楚；

3)如因漏记或错记进项费用造成公司损失的，按公司相关规定对责任人进行处罚。

11.每月对运输公司账户进行存档。

1).当你收到佣金的时候，首先看你是进口佣金还是出口佣金。佣金是商品的详细信息，或者是询盘。根据不同的货物看有没有注意事项，然后拿个好价钱操作进口或者出口。

2).进出口需要改变。

如果进口是主提单，你应该直接找船务代理或船公司改D/O，如果是小额提单，你需要找代理改主提单，然后才能找船务代理或船公司改D/O。

出口换单是指用提货单换设备发货单。很多人称之为“黄连”，然后去取箱子。

3).我应该与谁交换原件？

这个问题好像是问提单原件换谁的D/O，应该是进口操作。一般都有固定的联系方式，哪艘船取决于哪家公司，哪艘船代表哪艘船。这个需要平时积累，就不一一列举了。

根据货代部门的工作特点，将日常工作分为以下几个环节:“接单、订舱位、拖车/内装、报关、单证、费用、其他”，相互补充。这个过程既是各岗位的工作指导，也是主管判断各岗位工作是否达标的标准。

订单接收部分

原则上，接单应该是日常工作中的“重中之重”。一般来说，接单一定要快速高效，第一时间在最短的时间内确认和安排业务的可操作性。一般来说，接单人要求在收到委托书后15分钟内确认以下三个基本信息。(注)对于一些短时间内无法确认的信息，还是要及时整理和跟踪。如果是根据客户和运营的需要转入下一个环节，要先安排后跟进，保证下一个环节的有序运作。

1.审核客户委托的内容，确认客户服务要求(客服或接单员)

(1)接单员必须预先核对客户的委托内容。

客户发送的预订表格应显示以下信息，但不限于此:

托运人/发货人、船公司/装运日期、启运港、目的港/中转港、货物名称、集装箱数量、运费条款和费率、托运人签名或盖章等。

(2)接单员必须提前确认客户服务要求。(客户服务或接单员)

一般服务要求一般包括是否需要提前预定舱位、拖车/内饰、商检、报关等。确认到达/预订意味着确认(1)的内容；对于拖车/内饰、商检、报关等服务要求，需要确认货物和单据准备好的时间以及服务要求等。，并在客户的预订表上注明。特殊服务要求一般包括是否需要普通服务以外的附加服务。特殊服务要求必须得到部门主管和/或其他相关职能部门的批准，然后才能接受和安排。

2.检查并确认运费率(客户服务或接单员)

客服人员收到订舱单后，必须确认运费和其他服务费用。

(1)对于来自营业部的业务，需要和业务员核对运费等服务费用是否正确，业务员会在订舱单上签字确认，然后向相应的船公司订舱位。(注)特殊情况可先与业务员口头确认，业务员回公司时再签字确认。

(2)对于公司业务，需要及时与相关市场人员或航空公司主管确认后再安排订票。

3.确认舱位(客户服务或接单员)

根据客户的委托，确认符合要求的空间。

预订部分

一般来说，要求必须在预定开航日期前7天预订舱位。对于可以提前接受委托的船公司，要争取第一批订舱，并根据旺季市场情况适当提前；一般来说，要求在预定开航日期前五个工作日完成预订。对于该时限内的业务委托，一般要求次日内完成预约，最迟不超过一个工作日。

1，新委托(订票员)

预订操作员必须创建业务编号、新的业务档案，并及时在操作系统中输入业务相关数据。输入的业务数据包括但不限于:业务属性、收发信息、服务要求、提单要求、船名和航次(如果可能)、开航日期、启运港、转运港、目的港、集装箱数量、货物名称和数量、代理人(如果需要)。

2.预订流程(预订操作员)

订舱流程包括以下几个环节:配餐及发送订舱单、订舱号或提单号确认、预配及报关舱单确认、中转港编码确认、码头收据制作等。其中任何一个环节都被视为预订不完整。订舱完成后，应及时将舱位分配信息输入操作系统，输入要准确，并特别注意以下信息:船公司名称、订舱号或运单号、船名和航次、开航日期、集装箱体积以及运费/运输条款的核对。

3.舱位通知(订舱操作员)

无论是否要求货代公司代为提供本地服务，都必须尽快将订舱确认单或配船通知告知客户，确保上面的订舱号和船名、航次清晰准确，以免混淆。如有问题，积极配合客户跟踪处理预配、海关舱单等问题。

拖车/内部(调度)

对客户委托的拖车、内饰和/或报关的要求，必须根据船公司、码头、货物性质和市场环境进行预审，对存在隐患的不合理安排，应尽可能与客户协商调整，并告知原因和风险。

1，拖车排列

(1)相关销售或客服确认后方可安排。

(2)根据船公司、码头和航线等。，前瞻性地判断合适的预告片时间；就像客户的具体情况有冲突一样，要和客户友好协商，告知可能存在的风险。

(3)安排拖车前，根据前期约定的拖车服务时间要求，提前2个工作日再次与客户联系，确认装货时间和地点。

(4)与客户确认时间要求后，在同一个工作日及时通知拖车行信息，预约服务要求。

(5)一般必须在提供拖车服务时间的前一个工作日中午前，当天下午4: 00前确认拖车委托拖车行的时间(包括拖车行是否已收到设备交接单，是否已确认取箱点为空)；对于特殊集装箱业务，需要与船公司确认空箱状态，必要时通知船公司集装箱交付时间。

(6)安排拖车时，应向拖车银行发送书面授权。明确注明装运信息(包括船公司、船名和航次、订舱号/提单号、集装箱数量、启运港、中转港代码、目的地等。)、集装箱装货时间、集装箱装货地点、工厂联系人及联系电话、协议费用等。

(7)必要时，要求拖车行提供司机姓名、手机号码、柜号，并报工厂。

(8)跟踪包装、装箱单和港口条目。

(9)其他注意事项

安排在船公司免费使用集装箱期间将集装箱拖到现场，以避免额外费用。如有超叠费、逾期柜租等额外费用，需立即告知客户，请其书面确认并登记，并需确认是否有为客户办理业务清场安排拖车的前期费用。如果有预拨账单费用，要马上通知客户，让他书面确认并登记。

2.内部布置

(1)相关销售或客服确认后方可安排。

(2)根据船公司、码头和航线等。，前瞻性地判断合适的打包时间。如果和客户的具体情况有冲突，需要和客户协商，告知可能存在的风险。

(3)根据预先约定的到货时间，提前0个工作日与客户重新核对交货时间和预计到货时间。

(四)委托仓库内部保管的，应当向仓库发出书面委托书。清晰显示配船信息(包括船公司、船名和航次、订舱号/提单号、集装箱数量、启运港、中转港代码、目的地等。)、集装箱装货时间、货物数据(包括件数、毛重、体积)、协议费用等。

(5)一般情况下，货物委托入库的时间必须在货物预定装箱时间前一个工作日的中午之前，且必须在当天下午4: 00之前确认安排(包括仓库是否收到设备交接单、集装箱交付点确认、空箱状态确认)。

(6)委托入库时，必要时应注明空柜时间要求。

(7)跟踪货物。

(8)跟踪包装、装箱单和港口条目。

报关部分(操作员)

(1)相关销售或客服确认后方可安排。

(2)根据船公司、码头、航线和货物等情况。，提前判断合适的报关时间。就像客户的具体情况有冲突一样，要和客户友好协商，告知可能存在的风险。

(3)最迟在与客户约定的报关日期前一个工作日，再次与客户确认报关资料的交付。

(4)收到报关资料后尽快进行预审，发现问题立即处理。

(5)在约定的报关日期前一个工作日下班前将完整的报关资料发送给报关行。

(6)报关资料，要求复印留存一份；核销单等重要的报关资料必须重新登记。

(7)跟踪和反馈报关结果。

文件部分

1.提单的确认(跟单)

(1)配餐系统对提单的确认和配餐系统对提单的确认和交付要及时。一般情况下，必须在预定开航日期前两个工作日交货。

(2)催促提单确认在预定开航日期前一个工作日从客户处获得完整、正确的提单确认。