如何建立知识产权分类管理档案

知识产权档案管理办法

一、目的和适用范围为有效保护和利用知识产权档案，充分发挥相关资料在公司知识产权工作中的作用，特制定本办法。本办法适用于公司各部门、各控股公司。二、职责

1、研发部办公室负责专利、软件登记、产品设计资料、技术证书等相关技术资料的档案管理工作。

2、总经办负责商标、版权档案管理工作。

3、总经办法务负责商标等相关资料的整理移交。

4、各产业研究室负责产品设计资料、工艺资料等技术资料的整理移交。

5、总经办信息管理处负责自行研发软件版权的整理移交。

6、销售部负责公司形象展示系统、产品包装等设计稿、图形版权的整理移交。

7、其他各相关职能部门、各事业部、控股公司负责本单位（部门）涉及到的上述相关资料的分类整理移交。

三、主要内容

1、知识产权文档收集与管理的范畴。

（1）知识产权涉及的领域涵盖专利、商标、版权、软件登记、形象展示系统、产品包装等设计稿、图形版权及特定领域等多个方面，具有类型多样，权利获得及有效期时间跨度大等特点。知识产权文档的收集与管理应遵循知识产权活动的规律与特点，贯穿于知识产权活动的全过程。

（2）针对知识产权权利获得过程中直接证据及证据链完整性特点，知识产权文档的收集与管理范畴应涵盖知识产权在创造、运作、保护和管理等过程环节形成的有保护价值的所有文件资料，包括文字、图片、图纸、视频、音频材料等。

2、知识产权文档的形成与归档。

（1）归档的文件材料应完整、准确、系统，文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。

（2）凡是专利、商标、软件、图片、图纸等知识产权形成的文件材料，包括视频、音频材料须在项目结束或形成后一个月内形成专项组卷，归档完毕。图片、视频、音频等材料应附有详细的文字说明，包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。