急申请保健食品经营许可证，企业卫生管理组织体系、质量保证体系及质量控制相关文件，产品认证等材料。
1，质量管理体系
2、票卡及销售管理系统
3、营业场所和仓库卫生管理制度
4.员工健康管理和培训系统
5、保健食品进货检验、进货记录、档案管理制度
6、首营企业和首营品种审核制度
7.产品召回系统
8、岗位职责
1 A、质量管理体系
1.质量部负责提出公司质量管理体系草案，经总经理批准后发布。所有员工必须严格遵守。
2.公司以“诚信、优质、安全”为宗旨，一切经营活动必须遵循“质量第一、保证安全”的质量方针。
3.部门经理是质量管理的第一责任人，全面负责本部门的质量管理。公司所有员工应根据各自的职责确保公司质量方针的全面实施。
4.质量管理部根据各部门、各岗位的职责，每季度对公司质量方针的执行情况进行检查，检查结果作为年终考核的依据之一。
5.对检查中发现的问题，各部门、各岗位必须在一周内查找原因，制定整改措施，完成整改。
第二，票、卡和销售系统。
(一)票、卡管理制度。
1.在经营过程中，严格执行索证索票制度，确保产品的合法来源、质量和安全。购买产品时，应向生产厂家或供应商索取以下票证:1)证明生产厂家或供应商主体资格的证件，包括营业执照、食品生产许可证、卫生许可证等。2)发票、收据或票据，如合同、协议、供应订单、转移订单、报关单等。证明产品来源的合法性。3)合格证、检疫证书、检验报告等。来证明产品质量。4)制造商或供应商提供的证明产品标识合法性的质量认证标志证书、强制性认证证书和商标注册证书。
2.首次交易时，取得的相关许可证和证明材料应当复印留存，以备查验。上述许可证和证明材料如有变更或涂改，应随时索取，并复印保存。如果没有变化或改动，则应每年检查一次。
3.每次与厂家或供应商打交道，都要索要所需的相关票据和证明材料，并保留原始票据和证明材料的复印件。
4、对入库产品进行票证等相关文件分类归档备查，设专人保管。储存期不得少于一年。
(2)销售管理系统
1，所有销售人员必须经过健康知识和产品知识的培训才能上岗。
2、应严格按照《中华人民共和国食品卫生法》和《保健食品管理办法》的要求正确介绍保健食品的保健功能、适宜人群、使用方法、食用量、贮存方法和注意事项等。，且不得夸大保健功能，严禁宣传疗效或利用封建迷信宣传保健食品。
3.严禁以任何形式销售假冒伪劣保健食品。凡质量不合格、过期、变质的保健食品，不得销售。
4.如果保健食品在销售过程中出现质量问题，应首先停止销售，并立即向质监部门报告，由质监部门进行调查处理。
5.卫生管理员负责防火、防潮、防热、防霉、防虫、防鼠、防污染，指导营业员每天上午、下午各检测记录一次营业场所的温度、湿度。如果温度和湿度超出范围，应及时采取控制措施，以确保保健食品的质量。
6、在经营场所内外进行保健食品营销宣传(包括灯箱广告、各种形式的宣传品)，要严格执行国家有关法律法规；未取得广告批准文号的，不得在经营场所内外发布广告；广告批准超过有效期的，应当重新办理审批手续。
三、营业场所和仓库卫生管理制度
(一)营业场所管理制度
1.公司所有员工应保持营业场所的整洁。
2.营业场所内不得存放有毒有害物品。
3.不随地吐痰、乱扔杂物等。允许进入营业场所。
4.员工不得携带易燃易爆物品进入营业场所。
5.个人办公区的物品要摆放整齐，办公桌上不要放与办公无关的物品。
6.不要在营业场所吃东西，如果需要吃，一定要在公司统一规定的区域吃。
7.注意个人卫生，不穿背心和拖鞋进入办公区。
8、灭蚊器、捕鼠器、杀虫剂应保持有效状态，发现故障应及时向卫生管理员报告，卫生管理员应立即采取措施解决。
(2)仓库卫生管理制度
1.仓库分为检验区、合格品区和不合格品区，各区域应放置明显标志。
2.所有入库产品应分区分类放置在规定的间隔内，出入库账目应与货卡一致。
3.根据保健食品的性能和要求，保健食品应分别存放在常温仓库、冷藏仓库或冷库中，并保证保健食品的质量。
4、应合理利用仓库容量，堆码整齐、牢固，无倒置现象。库存的保健食品应按保质期顺序存放，先进先出，不同批次的保健食品不得堆放在一起。
5.仓库应保持干燥、清洁、通风，地面清洁，无积水。门窗应清洁，墙壁和天花板应无霉斑和脱落，防虫、防鼠、防尘、防潮、防霉和防火设施应齐全并配备适当。
6、仓库应定期做好清洁消毒工作，每日检查和清扫防蝇、防鼠、防蟑螂，每月消毒灭菌一次，并做好记录。
7.非仓库员工不得进入仓库。进出仓库，换仓库专用鞋，防止灰尘。
8.仓库内不准吸烟、饮水和进食，不准携带与保健食品储存无关的个人杂质、易燃易爆和有毒物品。
四、员工健康管理和培训制度
(1)员工健康管理制度
1.每个从事经营活动的员工每年体检一次。
2.凡患有痢疾、伤寒、病毒性肝炎等消化道传染病(包括病原携带者)、活动性肺结核、化脓性或渗出性皮肤病、精神病及其他有碍食品卫生的疾病者，不得参与直接接触保健食品。
3.患有上述疾病的员工应立即调离原工作岗位。病愈后要求录用的，必须在定点医疗医院进行体检，方可重新录用。
4.公司发现员工患有传染病后，相关接触人员必须立即进行体检，确认未感染后，方可继续工作。
5.每个员工都有义务向部门负责人汇报自己和家人的身体状况，尤其是有些疾病是本制度不允许的，以保证保健食品不受污染。
6.在职员工应着装整洁，佩戴工作号牌，勤洗澡、理发，注意个人卫生。
7.应当建立员工健康档案，并至少保存三年。
(2)员工培训制度
1.各级经营管理者和与经营活动有关的维修、保洁、仓储、服务人员，应当按照《中华人民共和国食品卫生法》和《保健食品管理办法》的规定接受培训教育。
2.质量管理部负责制定年度员工培训计划，报总经理批准后下发实施。行政部根据培训计划合理安排全年质量教育培训工作，并负责建立员工教育培训档案。
3.培训方式以企业定期组织的集中学习和自学为主，外部培训为辅。任何人无正当理由不得缺席公司培训，应自觉完成学习计划。
4.新进员工和转岗员工上岗前必须接受素质教育和培训。主要培训内容包括《中华人民共和国食品卫生法》、《保健食品卫生管理办法》等相关法律法规、岗位职责、各种质量台帐、记录的登记方法等。培训后统一考核，不合格者不得录用。
5.参加外部培训和在职继续教育的，应将考核成绩或相应的培训教育证明原件交行政部门核验，并留存复印件存档。
6.企业内部培训教育的考核由行政部和质量管理部组织。根据培训内容的不同，可选择笔试、口试、现场操作等考核方式，考核结果存档。
7、培训和继续教育考核结果，作为相关岗位聘用的主要依据，并作为员工晋升、加薪或奖惩的参考。
五、保健食品进货检验、进货记录、档案管理制度
1.采购保健食品必须选择合格的供应商，必须从供应商处取得有效的卫生许可证、营业执照、保健食品批准证书和加盖企业红章的产品检验证书，以及保健食品的包装、标签、说明书和样品，并建立合格供应商档案。进口保健食品必须有相应的《进口保健食品批准证书》复印件和口岸进口食品卫生监督检验机构的检验证书。
2.购买保健食品应签订采购合同，明确质量条款。未以书面形式成立购货合同的，买卖双方应事先签订明确的质量责任保证协议。
3、购买保健食品必须有合法真实的票据，做到票、账、货内容一致，并按时间顺序归档，票据至少保存两年。
4.检查所采购保健食品的名称、规格、批准文号、生产批号(日期)、有效期、生产厂家、包装、标签、说明书等内容，并按规定建立完整的采购记录。采购记录必须注明保健食品的名称、规格、有效期、生产厂家、供应商、采购数量和采购日期，采购记录至少保存一年。
5.购买首个品种时，还应向供应商索要加盖企业红章的保健食品批准文号、质量标准和该批号保健食品的检验报告。
6.严禁采购下列保健食品:(1)无卫生许可证的生产单位生产的保健食品。(2)无保健食品检验合格证的保健食品。(三)有毒、变质、污染或者其他感官性状异常的保健食品。(4)超过保质期的保健食品。(五)其他不符合法律法规要求的保健食品。7.保健食品的验收应在受检地区进行。保健食品的质量验收包括保健食品外观质量的检验和保健食品包装、标签、说明书、标识的检验，以及保健食品的购买和保健食品的售后退货。
8、包装、标签等不符合要求或对质量有怀疑的保健食品应报质量管理人员处理和裁定。
9.保健食品验收合格后才能入库或上架。如发现假冒保健食品，将当场封存，并及时向质量管理人员报告。
六、首营企业和首营品种审核制度
(一)首次业务审计
1.首办企业是指首次与本企业建立业务关系的保健食品生产或经营企业。2.获取并审核加盖首营企业公章的保健食品生产(经营)许可证、营业执照、质量体系认证证书复印件、有法定代表人签字的企业法人授权书原件、保健食品销售人员身份证复印件的完整性、真实性和有效性；
3、审核是否超出有效许可证规定的生产(经营)范围和经营方式；
4.从事保健食品专项管理的首发企业还必须审查其保健食品专项管理的合法资格，并取得加盖首发企业原印章的保健食品监督管理部门的批准文件。
5.质量保证能力审核内容:GSP或GMP证书、国家或省级优质产品证书等。首营企业资料审核不能确定其质量保证能力时，应组织实地调查，对生产或经营场所、技术人员状况、储存场所、质量管理体系、经验设备和能力、质量管理体系等进行考察。，并重点关注其质量管理体系是否符合保健食品质量要求。
6.第一企业的审核应由保健食品采购部门或人员会同质量管理部门或人员进行。审核工作要有记录，合格并经主管领导批准后，方可从第一家企业采购保健食品。首营企业审计的相关资料应归档保存。
(二)首营品种审核
1.第一品种是指本企业首次从保健食品生产企业采购的保健食品(包括新规格、新剂型、新包装)。
2.商务部门应当向生产企业索取生产批件、法定质量标准、保健食品出厂检验报告、保健食品说明书和保健食品销售最小包装样品。
3.资料齐全后，业务部门填写《保健食品首次经营审批表》，提交质量管理组审批，企业主要负责人同意进货。
4、填写《保健食品首次经营审批表》并要书写规范，字迹清晰。
5、应审核首营品种的合法性和质量。审核内容包括:1)审核所提供资料的完整性、真实性和有效性。2)了解保健食品的适应症或功能主治、储存条件和质量状况；10 3)检查保健食品是否符合供应商保健食品生产许可证规定的生产范围。
6.生产企业原经营品种的规格、剂型或包装发生变化时，应按首个经营品种的审核程序重新审核。
7.审核结论应明确，相关审核记录和资料应归档。
七、产品召回制度
1.当市场上的产品出现严重质量事故时，质量部将立即向质量负责人报告。
2.首先，成立“紧急召回”处理小组。考虑到问题的严重性，团队应该由以下人员组成:总经理；销售经理；质量经理。
3.根据相关市场情况，团队必须做出是否实施紧急召回的决定。
4.一旦作出紧急召回决定，销售质量部应立即通知以下组织停止销售或使用相关产品:产品管理组织；医疗机构。
5.各地区销售人员接到通知后，立即联系收到产品的直接客户，根据客户的销售记录跟踪下一级客户，及时召回。如果已经使用了一些产品，尽可能的跟进用户，写一份详细的报告。
6.各地区召回产品全部退回公司，汇总各地区召回情况，填写“紧急召回报告”。
7.召回结束后，质量部会写一份整个召回过程的总结。召回过程的书面材料由质量部整理归档。
八、岗位职责
(一)企业负责人的职责
1.全面负责公司保健食品的运营，确保公司执行国家有关保健食品的法律、法规和行政规章。
2.建立健全公司质量管理体系，加强对企业经营者的质量教育，确保公司质量管理方针和质量目标的贯彻和实施。
3、负责签发保健食品质量管理体系和其他质量文件，负责处理重大质量事故，定期组织对质量管理体系执行情况的考核。
4.负责保健食品第一企业和第一品种的审批，对公司采购的保健食品质量有决定权。
5.负责国家和上级有关保健食品的法律、法规和政策在公司的贯彻执行。6、负责选拔和任用各方面合格人员，定期开展素质教育和培训，每年组织一次全员体检。
(2)食品卫生管理员的工作职责
1.认真学习和贯彻国家有关保健食品的法律、法规和行政规章，严格遵守公司有关质量和卫生管理的规章制度，对保健食品的卫生管理负直接责任。
2.按时清扫营业场所和仓库，保持内外环境整洁，保证各种设施设备的安全有效。
3.负责安排公司操作人员每年的健康检查，建立和管理员工健康档案，监督检查员工保持日常个人卫生。
4.负责监督和记录营业场所和仓库的温度和湿度，确保温度和湿度在规定的范围内，保证保健食品的质量。
5.确保保健食品的经营条件和储存设施安全、无害、无污染。当发现可能影响保健食品质量的问题时，应立即解决或向总经理报告。
(3)采购和销售人员的工作职责
1.严格遵守国家有关保健食品的法律、法规和政策，遵守公司有关质量管理的规章制度，特别是采购和销售方面的管理制度。
2.采购人员要根据公司的计划采购商品，择优采购。严禁从证照不全的公司或厂家进货。
3.对采购的保健食品要按照合同规定的质量条款进行认真检查，对供货方的卫生许可证、营业执照、保健食品批准证书、检验证书等逐一验收。
4.销售人员应当保证所售保健食品在保质期内，并定期检查所售保健食品的外观和保质期，发现问题立即下架，同时向质监部门报告。
5.销售保健食品时，应当正确介绍保健功能、适宜人群、使用方法、食用量、保存方法和注意事项，不得夸大保健功能。严禁宣传疗效或利用封建迷信宣传保健食品。
6.营业员应每天上午和下午各检测并记录一次营业场所的温度和湿度。如果温度和湿度超出范围，他应该及时采取控制措施，以确保保健食品的质量。
7.店员要时刻注意自己的身体状况。患有痢疾、伤寒、病毒性肝炎等消化道传染病(包括病原携带者)、活动性肺结核、化脓性或渗出性皮肤病、精神病等有碍食品卫生的疾病时，应立即停止工作，并向负责人报告。
8.营业员要热心为顾客服务，随时听取顾客的意见和建议，及时改进工作，并向上级领导反馈信息。